Wedding Planner – czy warto go zatrudnić, czym się zajmuje i ile kosztuje?

Wybór sali, cateringu, zespołu, fotografa, dekoracji, sukni i garnituru, oprawy muzycznej – na głowach przyszłych małżonków piętrzy się wiele zadań. Nic więc dziwnego, że coraz więcej osób decyduje się na skorzystanie z pomocy wedding plannera. Czym dokładnie zajmuje się wedding planner – albo wedding plannerka – kiedy warto zdecydować się na taką usługę i ile można za nią zapłacić?

Wedding Planner – kto to?

Choć wedding planner to termin, który już na stałe zagościł w języku polskim, możemy spotkać się także z inną wersją nazwy tego zawodu – konsultant ślubny. Kim jest wedding planner? To osoba, która w całości lub częściowo zajmuje się organizacją ślubu w imieniu narzeczonych. Dokładny zakres prac konsultantki ślubnej uzależniony jest oczywiście od kształtu umowy. Jednak esencją tego zawodu jest odciążenie przyszłych małżonków z zadań związanych z organizacją ślubu i wesela. A patrząc na to, jak wiele rzeczy należy ustalić i przygotować przed uroczystością ślubu, skorzystanie z usług wedding plannerki może okazać się całkiem dobrym pomysł.

Przeczytajcie nasze teksty o organizacji wesela:

• Od czego zacząć organizację wesela i ślubu? 6 kluczowych kroków!
• Organizacja wesela – lista 147 rzeczy do zrobienia przed ślubem
• Koszt wesela – ile kosztuje organizacja wesela na 50, 100 czy 200 osób?
• Tanie wesele – 14 trików na tańszy ślub i tańsze wesele

Wedding Planner – zakres obowiązków

Jak wspomnieliśmy, dokładny zakres usług wedding plannerki zależy od kształtu umowy, ale istnieje kilka podstawowych działań, w których taka osoba może was wyręczyć:

• organizacja ślubu i wesela obejmująca takie obszary jak: stworzenie i pilnowanie weselnego budżetu, przygotowanie harmonogramu prac organizacyjnych, dobór i zatrudnienie usługodawców, współudział w tworzeniu estetycznej wizji uroczystości, pilnowanie spraw formalnych/dokumentów, doradztwo na każdym etapie przy podejmowaniu wszelkich decyzji związanych z organizacją ślubu i wesela;
• koordynacja ślubu i wesela – wszystkie działania tuż przed i w trakcie ślubu i wesela, a więc przygotowanie harmonogramu tego dnia i pilnowanie jego prawidłowej realizacji, nadzór nad usługodawcami, nadzór nad dekoracjami, pomoc w przygotowaniu Panny Młodej i Pana Młodego, pomoc w niestandardowych, niespodziewanych sytuacjach.

Wszystko to zależy od dwóch kwestii – tego, jaki dokładnie zakres usług dany wedding planner/dana agencja oferuje i tego, w jakim zakresie pomocy sami oczekujecie. Może być bowiem tak, że będziecie chcieli sami zadbać o część przygotowań albo będziecie potrzebować jedynie konsultacji przy konkretnych kwestiach – jak na przykład ustalenie budżetu, wybór dekoracji czy fotografa. Wtedy warto ustalić z wedding plannerką dokładny zakres pomocy i wycenić taką usługę indywidualnie. Może być też tak, że będziecie potrzebowali pomocy w szerszym zakresie, niż dana osoba oferuje. Dlatego zawsze warto dokładnie określić swoje potrzeby i wymagania.

Wedding Planner – czy warto?

Argumentów za wynajęciem wedding plannerki jest całkiem sporo – ale jest też kilka kwestii, które mogą was od tego pomysłu odciągnąć. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy warto zatrudnić wedding plannera, bo wszystko zależy od waszych potrzeb, ale i umiejętności organizatorskich czy czasu, jaki możecie na planowanie wesela poświęcić. Zobaczmy więc, co przemawia za, a co przeciw wedding plannerowi.

Kiedy warto zatrudnić wedding planerkę?

• Kiedy zwyczajnie nie macie czasu na organizację ślubu i wesela, a chcielibyście, aby uroczystość odbyła się na wysokim poziomie i była dopięta na ostatni guzik. 
• Kiedy kompletnie nie macie pomysłu na to, jak miałby wyglądać wasz ślub i wasze wesele i potrzebujecie kogoś, kto dobrze odczyta wasze potrzeby i zaproponuje najlepsze rozwiązania.
• Kiedy potrzebujecie kogoś, kto będzie czuwać nad wszystkimi przygotowaniami w waszym imieniu.

Konsultant ślubny to osoba, która:

• ma duże doświadczenie w organizacji ślubów i wesel i robiła to wcześniej (a zapewne wy będzie organizować ślub po raz pierwszy);
• doskonale orientuje się w cenach i stawkach branży ślubnej i pozwoli wam uniknąć niedoszacowania budżetu;
• ma wyrobione kontakty i zna najlepszych usługodawców – często może także wypracować u części z nich zniżki niedostępne dla indywidualnego klienta;
• wie, jak powinny wyglądać umowy z usługodawcami i pomoże wam uniknąć niekorzystnych dla was błędów i decyzji;
• doskonale zdaje sobie sprawę o wszystkich niezbędnych krokach i elementach ślubu i wesela, o których wy moglibyście zapomnieć;
• wie, jak reagować w przypadku niespodziewanych komplikacji;
• będzie pilnować przebiegu ślubu i wesela w waszym dniu – a wy będziecie mogli cieszyć się sobą.

Kiedy zrezygnować z zatrudnienia wedding planerki?

Oczywiście nie zawsze trzeba sięgać po usługi wedding plannerki. Jakie są najważniejsze argumenty przeciw?

• Macie czas i chęci na samodzielną organizację ślubu i wesela.
• Planujecie niewielką, kameralną uroczystość, która nie wymaga dużych przygotowań.
• Lubicie tematykę ślubną i dobrze się w niej czujecie.
• Macie bardzo konkretną wizję ślubu i wesela i doskonale wiecie, co chcecie zrobić.
• Jesteście zorganizowani i czujecie się dobrze w planowaniu.
• Nie przewidujecie w budżecie weselnym zatrudnienia wedding plannerki.

Oczywiście najważniejszym argumentem są finanse. Być może wolelibyście zatrudnić konsultantkę ślubną, ale obawiacie się, że nie będzie was na nią stać. Ile kosztuje wedding plannerka?

Ile kosztuje Wedding Planner?

Stawka jest oczywiście zmienna i zależy od różnych aspektów, jak:

• zakres pracy wedding plannera;
• jego/jej doświadczenie;
• wasze wymagania;
• lokalizacja (wedding plannerka w dużym mieście będzie mieć najpewniej wyższe stawki niż ta z mniejszej miejscowości);
• sposób rozliczenia.

W jaki sposób możecie rozliczyć się z wedding plannerką?

• Stałą kwotą, na którą umówicie się przed podpisaniem umowy. Jeśli chcecie zatrudnić konsultantkę ślubną w pełnym wymiarze działań, musicie liczyć się z kosztem ok. 10 tysięcy złotych (a nawet wyższym). Oczywiście możecie ustalić, że zakres jej działań obejmować będzie jedynie niektóre aspekty – wtedy koszt zacznie się od kilku tysięcy złotych.
• Prowizją od ślubnego budżetu (który obie strony muszą zaakceptować). Zazwyczaj będzie to 8-15%. Przy budżecie 50 tysięcy złotych i 10% prowizji zapłacicie wedding plannerce 5 tysięcy.

Skąd takie ceny? 10 tysięcy to sporo, także w kontekście innych ślubnych wydatków. Musicie jednak wziąć pod uwagę, że:

• na wedding plannerze ciąży spora odpowiedzialność i presja;
• pracować będzie dla was przez około rok, bo przecież przygotowania do ślubu zaczynają się na długo przed jego terminem;
• konsultant ślubny sam często zatrudnia pracowników i podnajmuje usługodawców.

Wedding plannerka – o czym jeszcze pomyśleć?

O jakich jeszcze kwestiach musicie pomyśleć, rozważając zatrudnienie wedding plannerki?

• Wybierając konsultantkę ślubną warto, abyście się z nią zwyczajnie dobrze dogadywali i czuli się komfortowo z jej pomysłami. Pamiętajcie, że nie musicie decydować się na pierwszą osobę, z którą się spotkacie. Wybierzcie kilka osób i porównajcie wasze odczucia po spotkaniu z każdą z nich.
• Podpisując umowę z wedding plannerką, zwróćcie uwagę zarówno na jej obowiążki, jak i na odpowiedzialność drugiej strony i zakres działań. Musicie odpowiedzieć na pytanie, kto będzie podpisywać umowy z wybranymi przez konsultantkę usługodawcami – wy, czy ona w waszym imieniu? Jak będzie wyglądać kwestia płatności – czy wy macie płacić usługodawcom, czy robi to ona – jeśli ona, to czy pieniądze od was na ten cel otrzymać ma przed rozpoczęciem zawiązywania umów, czy na koniec?
• Czy chcecie mieć jakiś wpływ na decyzje podejmowane przez konsultantkę, czy wolicie przekazać jej pełną decyzyjność co do wyborów?
• Jak wygląda model współpracy? Jak często i o jakich działaniach jesteście informowani? Czy wolicie być na bieżąco z wszystkimi pracami, czy wolicie, aby konsultantka nie zajmowała wam tym czasu?

Na głowie wedding plannera potrafi być naprawdę wiele – właśnie dlatego powstał ten zawód. Jeśli nie czujecie się na siłach, aby samodzielnie zorganizować ślub i wesele, albo po prostu potrzebujecie kogoś z odpowiednią wiedzą i doświadczeniem do pomocy, rozważcie wybór wedding plannerki. Pamiętajcie jednak, że będzie to kolejny koszt w waszym ślubnym budżecie.